טיפים מעשיים לעבודת תיאום מחקר
נאמר שאת מתאמת מחקר מתחילה או אפילו עם ותק מסוים, ואת רוצה לשמוע טיפים מעשיים, כאילו תכלס' שאומרים ממה מתחילים, ואיך לבצע מעקב נכון אחרי הגשות, איך לא לשכוח למלא CRF ועוד.
בפוסט הנוכחי מרוכזים מעל 10 טיפים מעשיים, שמשיגים רק בעבודה מהשטח בארץ. הרבה מהטיפים נכתבו בעזרתה של בת-חן מאיר שהסכימה לשתף. מקווה שתהנו, ואפילו תוסיפו משלכם.
1. הגשות לוועדת הלסינקי
בהגשות לוועדת הלסינקי, כדאי לצאת מנקודת הנחה שתמיד יש הערות ומחזירים הגשה ראשונה (לפחות בשנה הראשונה כמתאמת. אחר כך ניתן לדעת מראש איפה לתת דגשים ולפעמים אפילו להזהיר את החוקר הראשי כשאת נתקלת בבעיה).
תמיד להקפיד על הגשות מסודרות לוועדת הלסינקי: טפסים לפי הסדר, מירקור תאריכים חשובים, ומספר העתקים נכון.
לא להתבייש לשאול את נציגי/ות הוועדה ו/או את רכז/ת הוועדה אם יש לך שאלות, ולמען השם תתעקשי לשבת איתם על ההגשה ושיבדקו אותה איתך! ויתקנו את מה שצריך תיקון
תמיד להגיש מחקר לדיון בוועדת הלסינקי כשבוע לפני זמן ההגשה (שהוא בד"כ כשבועיים לפני תאריך התכנסות הוועדה). כדאי להגיש עותק/ים קשיחים ביד למזכירות הוועדה. בנוסף רצוי לתעד ביומן היומי, מתי הוגש המחקר ולמי- זה יחסוך הרבה כאב ראש, שאלות וויכוחים בעתיד.
2. מעקב אחרי הגשות להלסינקי
כדאי לייצר טבלת אקסל או שימוש בתכנת Trello מפורטת לפי מספר מחקר, הגשה, תאריך שהגשתי, תאריך שהתקבל אישור (ועוד פרמטרים).
בגדול האישורים החתומים ע"י יו"ר הלסינקי נסרקים למערכת, אבל רצוי מאד לעשות טבלת מעקב על כל ההגשות שעשית לוועדת הלסינקי. מומלץ להוריד אפליקציית סריקה Cam Scanner או tiny scanner וכל טופס הגשה שאת מחתימה לפני שמגישים להלסינקי- תסרקי בפלאפון- שיהיה לך עותק שמור בתיקיה ממשית או אלקטרונית עד שחוזרות חתומות ומוכנות.
3. נראות ההגשה לוועדת הלסינקי
הגשה ענקית– רצוי לפרק לקלסרים קטנים, שיהיו נגישים יותר לנציגי הוועדה (קלסרים גדולים מאיימים יותר למראה ולפעמים נדחים לבדיקה ברגע האחרון. לא טוב.
מראי מקום– כדאי להצמיד פתקיות לנוחיות עיון של נציגי הוועדה. זה לא חובה כמובן.
טפסים בודדים- להגשה אינם מצריכים קלסר וניתן להגיש בניילונית. אך רצוי לשמור על סדר שבו נכתבו בטופס 12
פירוק לקלסרים קטנים
הגשה ענקית עם מראי מקום
טפסים בודדים
4. מעקב אחרי ביקורי מחקר
מכינים טבלה- מדפיסים ותולים על הלוח שהכי קרוב אלינו.
בכותרות של הטבלה מכינים את הרשימה לפי (1) שם המשתתף בראשי תיבות, טלפון, (2) מספר שלו במחקר, (3) תאריך לידה.(4) ביקורי מחקר משוערים (מספר ביקור ותאריך). ואז, כל מטופל מחקר שמגיע, מתקנים את התאריך או ממרקרים בצהוב, ככה ניתן לדעת בקלות מי הגיע ומתי התור הבא.
חולים שמגיעים לביקור מחקר, קלסר המחקר שלהם בחוץ, וכל אחד שדווח ל-CRF חוזר למקומו
5. מחברת מטופלים
עדיף לעשות לכל מחקר מחברת יעודית ולתעד בה כל ביקור של כל מטופל. איך עושים – מתעדים בכתב יד מיד כשהמטופל מסיים ביקור ויוצא מהחדר! ממש כדאי, לא לקבל אף אחד אחר בזמן הזה, ולא להתעסק בשום דבר אחר עד שכותבים בדיוק את תיאור הפגישה עם המטופל (באיזה שעה הוא בא, איזה בדיקות עשה ומה היו התוצאות, באיזה שעה עשה את הבדיקות, מה הוא אמר ואיך הוא הרגיש, מה עשית ומתי ואיך ומתי הוא הלך). בהתחלה זה לוקח כ-10 דקות לכתוב על כל מטופל- אבל אחר כך מתרגלים וזה נהיה נוהל עבודה קצר ויעיל של כמה דקות. מומלץ לשמור את המחברת במגירה נעולה שלך ולחוקר יש את המפתח אליה.
6. מהלך ביקורי המחקר
לכל מחקר כדאי להדפיס ואפילו להגדיל לו"ז של הביקורים המתוכננים (בד"כ מצורף לפרוטוקול) עם כל הבדיקות שצריך לעשות בביקור.
הכנה של דפי עבודה- רשימת בדיקות / שאלות בכל ביקור וביקור כדי לא לשכוח כלום
יום לפני ביקור מחקר- להתכונן, להוציא Kit של בדיקות, לוודא שיש כל מה שצריך לביקור המחקר
קלסר טיפולים- כל מה שלא הספקת לסיים, או שצריך טיפול נוסף מצדך- שימי בקלסר הטיפולים. כשתסיימי את הטופס או ההערה שכתבת לעצמך לזכור- תוציאי מקלסר הטיפולים ותתייקי איפה שצריך.
כדאי לעשות יומן ביקורים לכל מטופל בקלסר ה -crf הידני שלו. לתעד בכתב יד כל ביקור. מה עשית, איך ומתי, לפי תאריך וללא שם המטופל. זה בנוסף לכל תיעוד שנדרש ממך בcrf שלו-ידני או אלקטרוני.
7. מתי מעדכנים תיק חולה CRF
עדיף באותו היום שהמטופל היה, בייחוד אם עובדים לבד. פעם בשבוע רצוי להיכנס לכל ה-CRF לראות מה חסר, אם הכל מלא, ואם לא התקבלו שאילתות שנפתחו.
8. ניהול זמנים בלוח מודעות סמוך למחשב העבודה
להכין טבלה עם תאריכי הגשה להלסינקי בביה"ח בו את עובדת
לתלות לוח שנה על לוח המודעות- בו מסומנים ימים שהחוקר ראשי לא נמצא, או סימון ימי הגשה לוועדת הלסינקי או סימון תאריכי ניטור וכו'.- כל אחד ממורקר בצבע אחר
יומן יומי בו כותבים את זמני הפגישות עם המטופלים.
במגירה נעולה של שולחן המשרד- מחזיקים מחברת ססמאות לכל האתרים שצריכים.
ססמאות רצוי לשמור בקובץ במחשב, לא הולך לאיבוד. אפשר בקובץ הססמאות לשים לינק של אתר המחקר, ופירוט תשובות שחוזרות על עצמן לשאלות שביקשו בהתחלה כשאת נרשמת לאתר המחקר.
9. אישורים לשליחה בכל מחקר חדש
בתחילת כל שנה יש להשיג אישור עבודת ועדת הלסינקי לשנה הנוכחית (עדכני בעברית ואנגלית). את האישור רצוי לתייק בתיקייה אלקטרונית במידה והמחקרים מערבים בדיקות במעבדות בית חולים, פעם בשנה להשיג תעודות כיול חתומות, אותו דבר מבית המרקחת
תיקיית קורות חיים עדכנית של כל צוות המחקר
רשימת חברי ועדת הלסינקי עדכנית חתומה, מידי שנה
10. שוטף
רצוי להחזיק חוברת עם כל תקצירי המחקרים, למקרה שצריך רענון
ברגע שיצא טופס הסכמה חדש ואושר, רצוי להדפיס עותקים כמספר המטופלים, ולמקם אותם בכל תיק ותיק רלוונטיים. אז מדביקים על פנים הארון שבו שמורים תיקי המחקר את רשימת המטופלים שצריכים לחתום על טופס חדש.
אותו כנ"ל אם היו שינויים בפרוטוקול שהם משמעותיים מבחינת הבדיקות.
